ビジネスホンの内線にコードレスホンがあれば、移動しながら書類を捜したり、事務所から少し離れた人とも内線で話したりと大変便利に電話を使うことができます。これはコードレスを希望したら、業者から構内ＰＨＳを勧められ、導入したけど必要なかった会社のお話。

「内線電話機にＰＨＳを入れると、どこへも移動して通話ができます。外出してＰＨＳを持って出た場合は、公衆用ＰＨＳとしても使用できます。あったら絶対便利ですよ。」
業者にこんな風に勧められた担当者は、「コードレスホンにしたいってみんなも言ってるし。その上外出しても使えるんだから、ＰＨＳの方が良さそうだ」と、導入を決めました。

当社のスタッフが、ビジネスホンとは別のご依頼でこの会社にうかがい、内線電話がＰＨＳになってることに気づき、違和感を押さえられませんでした。
だってこの会社は、１００㎡ほどの部屋が２フロアだけ。通常のコードレスホンで充分広さだったからです。
担当者は「当社の広さならコードレスホンで充分だって教えてほしかった。ＰＨＳにしたおかげで余計な金を使っちゃいました。それに社外に出る人は限られているので、公衆ＰＨＳ機能もあまり使いません」とうなだれていました。

商品情報を提供してくれるかどうかで、業者の質を見極めよう

通常、ビジネスホンの内線に使用するコードレスホンは、親機から見通し距離で１００ｍ以内の範囲で使用できるよう設計されたものを使用します。
ＰＨＳは携帯電話の様に、広い敷地内の移動やビル上下を行き来する場合に、アンテナをいくつも設置してＰＨＳがどこでも使用できるようにして使用します。
多くの中小企業の場合、工事等は別にして内線にＰＨＳが本当に必要でしょうか。設備費用や設定に関する費用は、当然ＰＨＳを導入した方が断然高くなります。電波到達距離が５００ｍ～２Ｋｍ程度という、非常に長距離をカバーできるコードレスホンを、ビジネスホンに組み込むこともできます。

◇業者に機器の使用イメージ、使用環境を伝えて、提案を出させよう
「適当に商品名を言えば、業者の方から、いろいろな目的別に選べるように提案してくるだろう」なんて思っているあなた。
良い業者であれば、確かにそのような提案をしてくるかも知れません。でも、不誠実な業者の場合は、「今売りたい商品を」提案してくるでしょう。

◇対応案をいくつか出してくれる業者かどうかで、提案力がある会社か判断
今はひとつの目的でも、付加機能などの違いで、数多くの商品がある時代。あなたの会社の状況に合わせて、対応案を出してくれる業者と付き合いましょう。

通信機器の明細書には、いろいろな機器やパッケージ名が入っていても、見ただけではそれが何に使うものか素人にはよく分かりません。
明細書をもらったのに、よく分からずに購入してしまった社長さんのお話です。

ビジネスホンでは機種によっては、お客様の要望にあったシステム構成が組めるように必要に応じ、ＮＴＴの回線を収容できる外線パッケージや内線パッケージを組み込みます。
ＮＴＴの販売店という会社から、ビジネスホンをリースで導入した会社がありました。
電話機の増設の話しがあり、当社で工事をさせていただきました。
工事の際、当社のスタッフが交換機を開けてみると、お客様の事務所で使っていないと思われるパッケージが２枚も入っていました。

それは内線にＰＨＳを使うためのパッケージと一般電話機を使うためのパッケージでした。
見積書を見せてもらったところ、パッケージが２枚で１７万円、これに工事費と７年間の保守料金を入れて総額４０万円にもなっていました。

当社でこのパッケージの存在を社長に説明し、使用目的について社長に聞いたところ、社長は激怒し、俺はこんなことは頼んでいない、ＮＴＴの販売店だからと信用したのに、これは完全な詐欺だと販売店に乗り込みました。

しつこく聞くことは、恥ずかしいことじゃない！
結局、この社長の怒りの深さに恐れをなし、販売店は４０万円を弁償しました。しかしこんなことになる前に、必要のないシステムを勝手に入れられてしまわないようにしたいもの。
日本人には、見積書や支払い明細をしつこく１項目ずつ確認したり、質問したりする人が少ないようです。なんとなく気後れする部分があるのは理解できますが、明細書をもらっていながら、使わないシステムの存在を指摘できなかった社長のようにならないためには、業者にしつこく確認することが大事です。

◇分からない部分は、しつこく質問する
あなたが質問したら、「素人だから、分からないのだ」という態度をとる業者は、誠実な仕事をする業者ではありません。
利用者が業者と同じレベルの知識を持っているわけがないのです。お客様に分かるように説明できるのがプロ。
そしてあなたが、「わかるまで聞くぞ」という姿勢を見せることが、このケースのような悪質な事例を防ぐことにもつながるのです。

◇複数の業者から見積もりをとる
エピソード１の３つの基本動作でも述べましたが、複数の業者の見積もりを並べてみるだけで,余計なパッケージやシステムが入っていることに気付きます。

◇大手の会社の代理店だからと、信用しない
販売業者の良し悪しは、会社の大きさに比例しません。逆に大きな会社であればあるほど、販売店の数が多くなり、その業務のやり方に目が届かない場合もあります。このホームページでご紹介ご紹介したようなポイントを守って業者と交渉し、あなた自身が、あなたの会社に適した信頼に足る業者を選んでください。

◇工事終了後に見積り書と現場をつきあわせて確認する
上記の例の他にも、ビジネスホンを更新したのに電話機は新品で、交換機は古いタイプが設置されていたり等の悪質な例が多々あります。
工事が終わってからも、確認には気を抜かずに。

ＯＡ機器、通信システムの話はよくわからない。細かい説明を聞いて理解するのも面倒だ。それほど高い金額を要求されなければ、全部任せた方がラク。
そんな風に思っていたある社長のところに「お宅の業務に必要な機器やシステムなら、毎月２万円×７年間の契約でリースしますよ。」という業者が現れました。

「月２万円？まぁ、いっか」と思った社長。「よし、じゃ任せたよ」と契約書に印を押してしまいました。
しかし後日話しを聞いて、当社のスタッフは驚きました。なぜなら私たちの試算では、その会社の業務で必要とされるシステムを６０万円で導入できたからです。
毎月２万円を７年間（８４ケ月）支払い続けると、総額１６８万円！！
なんと１００万円も無駄に支払っていたのです。

電機や通信の話しは難しくて面倒だからと業者の提案を鵜呑みにし、余計な支払を気付かずに（！）している鴨ねぎ会社、結構あります。
あなたの会社は大丈夫ですか？

無駄な支払をしないための３つの基本動作

ラクをしているつもりで１００万円も無駄に支払わないようにするための交渉パターンは、実はとても簡単。

◇必ず複数の業者から見積もりを取る
昔から付き合いがあるとか、熱心に通ってくるという理由だけで１社からしか見積もりを取らないのは、義理堅いかもしれませんが、コストダウンは難しいでしょう。
複数の見積もりを比較すると、電気や通信のことを知らなくても「無駄」の存在が見えてきます。

◇見積もりにすべての内容が漏れなく入っていることを確認する
機器価格+工事費+保守契約等を含め見積もり明細があり、現金で購入するならいくら、これをリースで組むといくらといった提示方法が業者としての本来のあり方です。
使用するすべての機器、サービスが書き込まれていることを確認しましょう。工事の内容、作業項目も同様です。おおざっぱに「全部で○○円」という価格の申し出は受けていけません。

◇まず定価の合計を正確に計算、それから交渉に入る。
すべてのスペック、工事内容、作業項目を書き出し、その定価の合計金額を計算させます。その上で、まず定価からいくら値引きしてもらえるのかを交渉しましょう。値引きの幅を確認し、次に、その金額を支払うのが良いか、リースにするのが得かを検討します。